AlphaPrompt arbeitet in einem klar strukturierten Prozess, um Daten aus Dokumenten nutzbar zu machen:

• Datenauswahl:
  Definieren Sie, welche Daten analysiert werden sollen. Ob Mietvertragsdokumentation, Immobilien-Exposés, Energieausweise oder Rechnungen – AlphaPrompt identifiziert in einem unstrukturierten Dokumentenstapel die relevanten Unterlagen.
  
  

• Klassifikation & Gruppierung:
  AlphaPrompt erkennt Zusammenhänge in den Daten. Beispielsweise werden Mietverträge und zugehörige Dokumente, wie Nachträge und Optionsziehungen, automatisch eingeordnet, sodass alle verwaltungs- und transaktionsrelevanten Variablen inklusive Änderungsverläufen extrahiert werden.
  
  

• Extraktion & Validierung:
  Die Lösung extrahiert automatisch wichtige Informationen und stellt diese in strukturierter Form bereit. So können konkrete Fragen zu einer Immobilie automatisch beantwortet werden – und das bei nahezu fehlerfreier Qualität.
  
  

AlphaPrompt versteht Immobilien, ist flexibel anpassbar und gewährleistet höchsten Datenschutz und -sicherheit sowie eine schnelle Einsatzbereitschaft.

AlphaPrompt bietet weit mehr als reine Datenerfassung. Hier einige konkrete Anwendungsszenarien, die den Mehrwert der Lösung verdeutlichen:

• Mietvertragsdokumentation:
  Unstrukturierte Dokumente werden analysiert, sodass alle Mietverträge, zugehörigen Begleitdokumente sowie Nachträge und Optionsziehungen korrekt zugeordnet werden. Relevante Verwaltungs- und Transaktionsvariablen inklusive Änderungsverläufen werden extrahiert.
  
  

• Immobilien-Exposés:
  AlphaPrompt liest Immobilien-Exposés in jeder Sprache – sei es für einzelne Objekte oder ganze Portfolios. Einfach das Exposé per Mail weiterleiten, und innerhalb von Sekunden stehen alle für eine Vorkenntnisprüfung relevanten Informationen zur Verfügung.
  
  

• Weitere Dokumententypen:
  Neben Energieausweisen und Rechnungen, die bereits unterstützt werden, plant AlphaPrompt, auch weitere Dokumente wie Darlehensverträge, Wartungsprotokolle und -verträge zu integrieren.
  
  

Die extrahierten Daten bilden die Grundlage für zahlreiche Anwendungen, zum Beispiel:

• Eigene Dokumentenabfragen:
  AlphaPrompt beantwortet Fragen basierend auf den gesammelten Daten. Es durchsucht den Datenraum, identifiziert relevante Dokumente und liefert nachvollziehbare sowie transparente Antworten – ganz ohne langwieriges Suchen.
  
  

• Automatisierte Dokumentenprüfung:
  Die Lösung prüft Dokumente auf Einhaltung vorgegebener Templates und Vorlagen. Beispielsweise kann überprüft werden, ob die Klauseln in allen Mietverträgen den definierten Standards entsprechen.
  
  

• Automatisiertes Ticketing:
  AlphaPrompt prüft interne und externe Tickets auf Vollständigkeit und leitet sie an den zuständigen Sachbearbeiter weiter. Dabei wird auf vergangene Lösungen zurückgegriffen, um Regelwerke kontinuierlich zu optimieren.

AlphaPrompt ist so konzipiert, dass es sich flexibel in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lässt:

• Webapplikation:
  Verwalten Sie Fragen an Dokumente oder Extraktionen bequem über die intuitive AlphaPrompt-Weboberfläche.
  
  

• SharePoint & interne Wissensquellen:
  Binden Sie SharePoint und andere interne Dokumentenquellen in wenigen Schritten ein, sodass alle relevanten Unterlagen für Abfragen bereitstehen.
  
  

• Standard-Schnittstellen:
  AlphaPrompt kann als Connector in bestehende Dokumentenmanagementsysteme (DMS), ERP-Systeme oder Transaktionsräume integriert werden – ob mit eigenem Frontend oder per API.
  
  

• E-Mail-zu-Datenbank:
  Dokumente, die per E-Mail eingehen – wie Exposés oder Rechnungen – werden automatisch erkannt, extrahiert und strukturiert in die Datenbank übernommen.
  
  

Diese hohe Flexibilität und Integrationsfähigkeit macht AlphaPrompt zu einem unverzichtbaren Tool in der digitalen Transformation des Immobilienmanagements.

Erfahren Sie in diesem Video, wie Dr. Nino Paulus, Founder & CPO von AlphaPrompt, die Funktion der Lösung erklärt und verdeutlicht, wie KI zur Optimierung von Datenprozessen im Immobilienmanagement eingesetzt wird.

Ein spannender Use Case, der den Mehrwert von AlphaPrompt verdeutlicht, ist das KI-gestützte Objekt-Onboarding bei HEICO Property Partners. Das Unternehmen nutzt das Mietvertragstool von AlphaPrompt aktiv für das Onboarding neuer Objekte – AlphaPrompt liest automatisch alle mietvertragsrelevanten Dokumente aus und bereitet diese optimal für den Import in iX-Haus und andere Systeme vor. Gemeinsam mit CREM SOLUTIONS arbeitet AlphaPrompt an weiteren Automatisierungen für den Datenimport. Neu ist zudem das Feature zur KI-basierten Aufbereitung von Wartungsprotokollen, das künftig eine automatisierte Datenverarbeitung in diesem Bereich ermöglicht.

Ein weiterer Use Case zeigt, wie AlphaPrompt den kompletten Datenraum bei einer Mandatsübernahme automatisch aufräumt: Es strukturiert Dokumente in einer beliebigen Ordnerstruktur, benennt sie nach der gewünschten Namenskonvention um, identifiziert fehlende Unterlagen und ermöglicht so eine schnelle, effiziente Nachfrage beim Vorverwalter. 

Wie Geschäftsführer Björn Rieger von HEICO Property Partners betont:

"Digitalisierung und KI-gestützte Prozesse im Property Management haben für uns höchste Priorität. Mit dem spezialisierten Partner AlphaPrompt optimieren wir ressourcenintensive Abläufe, um unseren Kunden zukunftsorientierten Service zu bieten."

Das KIBI Institut unterstützt Unternehmen und Fachkräfte dabei, innovative KI-Lösungen wie AlphaPrompt zu identifizieren und erfolgreich in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren. Unsere praxisnahen Kurse und Weiterbildungen – beispielsweise „Grundlagen der KI in der Immobilienwirtschaft“ – verbinden theoretisches Wissen direkt mit konkreten Anwendungsfällen aus der Praxis. Gemeinsam arbeiten wir daran, die Effizienz im Immobilienmanagement zu erhöhen und den Weg in die digitale Zukunft der Branche zu ebnen.

Entdecken Sie, wie AlphaPrompt Ihnen dabei helfen kann, Daten automatisiert zu analysieren, relevante Informationen strukturiert bereitzustellen und Ihre digitalen Prozesse zu optimieren – und gestalten Sie mit uns aktiv die Zukunft des Immobilienmanagements.